Guía Rápida para PMO’s.
¿Conoces que es una PMO?, Si tienes en mente un proyecto en tu empresa o estas liderando un proyecto, necesitas saberlo. Tienen un gran impacto en tu proyecto, ¿sabes cuál es ese impacto? Lee en detalle a continuación para que tengas mas conocimientos sobre que es, su función y los beneficios para tu organización.
¿Que es una Project Management Office?
Si, PMO es un acrónimo para Project Management Office (Oficina de Gestión de Proyectos en español), eso significa que son un grupo de profesionales cuyo trabajo es la definición de los estándares de dirección, gestión y ejecución de proyecto en un negocio. Se encargan de utilizar economías de repetición en un proyecto para mantener un alto nivel de productividad en la organización.
¿Cuáles son sus funciones?
Las PMO, no solo se tratan meramente de estándares y metodologías, forman parte de la ejecución estratégica de los objetivos de la empresa, dando soporte o dirigiendo los proyectos, programas y/o respectivos portafolios. Esta dentro de su capacidad el monitoreo y reporte activo a la alta gerencia, facilitando la toma de decisiones clave para el negocio.
Hay un rango de control e influencia que pueden tener en un proyecto:
- De Soporte, siendo un rol mas consultivo.
- De Control, requiriendo conformidad a requerimientos
- De Dirección, controlando y ejecutando el proyecto.
En general, actúan como la columna vertebral para un enfoque exitoso de gestión de proyectos en una organización. La mayoría, proveen los siguientes servicios a una organización.
- Gobierno: Se aseguran que las decisiones correctas sean tomadas por las personas correctas y con la información adecuada. Esto puede incluir auditorias, desarrollo de estructura de proyecto y el aseguramiento de la toma de responsabilidad de cada uno de los involucrados.
- Transparencia: Provee información que es relevante y certera para apoyar la toma de decisiones.
- Reutilización: No hace falta “Reinventar la rueda”, así se tiene una base de lecciones aprendidas, experiencia, plantillas y buenas practicas de proyectos exitosos desarrollados previamente.
- Recursos: Provee los recursos necesarios para llevar a buen puerto un proyecto, ayudando a los equipos de proyecto a realizar su trabajo efectivamente a través de los procesos establecidos. Se proporcionan capacitaciones, mentoring y aseguramiento de la calidad.
- Trazabilidad: También, manejan la documentación, el historial del proyecto y la gestión del conocimiento de la organización.
¿Como Beneficia a tu negocio?
Ahora que conoces un poco sobre las PMO, vamos a listar los beneficios de estas en tu negocio.
Para empezar, cuando tienes una que te apoya en tu organización, sirven para alinear tu proyecto o portfolio de proyectos en la visión estratégica de tu organización. Esto te permite trabajar dentro de la visión a largo plazo, por ende, ser más eficiente en la toma de decisiones gracias a la orientación de la Oficina de Proyectos.
Debido a que pueden trabajar como un ente no relacionado al día a día de la operación, actúan como un mecanismo para la consecución exitosa de la entrega de un proyecto. Ya que trabajan con métricas específicas, pueden dar alerta temprana sobre el desalineamiento en cuanto al alcance, presupuesto, cronograma y satisfacción de los involucrados. De manera que se pueda actuar antes que se tenga un alto impacto negativo para el proyecto, de la misma manera detectar oportunidades con grandes beneficios.
Cuando se trabaja con un ente especializado en proyectos, los profesionales que forman parte de él, tienen un alto entendimiento de las relaciones entre proyectos y las fases de desarrollo de los mismos. Esto te provee de una visión de alto y bajo nivel del trabajo que usualmente no es parte de las organizaciones, permitiéndote a ti ver la imagen global de lo que sucede, observando como una pequeña acción puede tener grandes repercusiones.
También, los miembros de la oficina de proyectos por ejemplo un Project Manager o un Project Engineer, pueden formar parte de tu estrategia de comunicaciones, ya que interactúan a diario con los involucrados claves tanto dentro como fuera del proyecto que ejecutas en tu negocio.
Te proporciona elasticidad para la gestión de los recursos, si tus recursos humanos son limitados (bien por experiencia técnica o por número de personas), pero tienes un capital adecuado, son una gran ayuda para priorizar los recursos dentro del proyecto, añadiéndolos en el momento adecuado y retirándolos al cumplir sus tareas de manera que se utilicen efectivamente.
Cuando tienes el apoyo de una PMO, alineas los proyectos a la estrategia de negocio, tienes apoyo para la dirección, gestión y ejecución exitosa de proyectos, además de tener los beneficios de consultoría, capacitaciones y herramientas adecuadas.